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RECRUTEMENT | Responsable administratif.ve EUP UPEC

Responsable administratif.ve EUP UPEC

Bap : J « Gestion et Pilotage » - Administration et pilotage - IE
Corps : ITRF ou AENES ou agent contractuel équivalent
Emploi-type (http://referens.univ-poitiers.fr/) : J2C46 – Chargé.e de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel
Catégorie de la fonction : A
Quotité : 100%
[Date de première publication : 3 septembre 2021]

1. Affectation :
Établissement : Université Paris-Est Créteil Val de Marne
Composante : École d’Urbanisme de Paris
Service/Département/Équipe de recherche : Direction de l’Institut
Site : Bâtiment Bienvenüe, 14-20 boulevard Newton, Champs-sur-Marne (Cité Descartes).

2. Mission :
Assurer la coordination et/ou la gestion de tout ou partie d’un service ou d’une activité ; assurer le pilotage administratif (finances, RH, partenariat, communication, hygiène et Sécurité…) d’une structure opérationnelle dans un environnement multi-tutelles voire multi-sites.

2.1 Métiers si besoin :
▪ Responsable administratif de composante.
▪ Responsable d’un service d’une direction.
▪ Responsable administratif d’unité de recherche (administrateur d’unité).

2.2 Famille d’activité professionnelle :
Administration et pilotage.

2.3 Correspondance statutaire :
Ingénieur d’études.

2.4 Activités principales :
▪ Mettre en œuvre un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés.
▪ Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes.
▪ Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l’analyse des dépenses.
▪ Contrôler l’application des règles et procédures administratives.
▪ Encadrer / Animer une équipe.
▪ Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.
▪ Mettre en place des actions de communication en interne et en externe.
▪ Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes.
▪ Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la structure.
▪ Mettre en œuvre la politique d’achat et les procédures d’appel d’offre le cas échéant.
▪ Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats.
▪ Assurer une veille dans le cadre de son domaine d’activité.
▪ Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.

3. Compétences principales :

3.1 Connaissances :
▪ Politique de recherche et d’innovation.
▪ Objectifs et projets de l’établissement.
▪ Techniques de management.
▪ Gestion des groupes et des conflits.
▪ Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique.
▪ Droit public.
▪ Droit des contrats.
▪ Environnement professionnel.
▪ Méthodologie de conduite de projet.
▪ Connaissances budgétaires générales.
▪ Finances publiques.
▪ Techniques d’achat.
▪ Techniques de communication.
▪ Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues).

3.2 Compétences opérationnelles : 
▪ Réaliser des synthèses.
▪ Rédiger des rapports ou des documents.
▪ Créer les conditions favorables à un entretien.
▪ Conduire des entretiens.
▪ Déléguer et évaluer.
▪ Encadrer / Animer une équipe.
▪ Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles.
▪ Élaborer des éléments de langage.
▪ Concevoir des tableaux de bord.

3.3 Compétences comportementales :
▪ Rigueur / Fiabilité
▪ Réactivité
▪ Sens relationnel

Diplôme réglementaire exigé - Formation professionnelle si souhaitable :
Licence.
La pratique de l’anglais, niveau B1 sera un atout supplémentaire.

4. Tendances d’évolution

4.1 Facteurs d’évolution à moyen terme
▪ Plus grande autonomie des établissements.
▪ Prise en compte accrue de la notion de performance dans un contexte concurrentiel, mutualisation et rationalisation des moyens et développement de partenariats, renforcement du contrôle de gestion et du pilotage.
▪ Développement de l’organisation en mode projet.

4.2 Impacts sur l’emploi-type (qualitatif)
Développements des compétences liées à ces évolutions.

Environnement et contexte de travail : 
L’activité s’exerce au sein de l’École d’Urbanisme de Paris composée de services généraux administratifs (Direction, Scolarité, Antenne financière), d’un bureau d’aide à l’insertion professionnelle, d’un service de formation continue, d’un fonds historique de documentation et de laboratoires de recherche. Il comprend près de 50 enseignants (enseignants chercheurs, PAST, ATER), 16 personnels administratifs et une centaine d’intervenants professionnels environ.
Chaque année, l’Institut forme environ 500 étudiants (FI, FC, FA, hors doctorat).

Conditions de recrutement :
Date de prise de fonction souhaitée : 6 décembre 2021. 
Rémunération basée sur grille indiciaire.

Candidature à adresser, avant le 15 novembre 2021, à :
- Monsieur Marcus Zepf, Co-directeur de l’École d’Urbanisme de Paris : marcus.zepf@u-pec.fr.
- Direction des Ressources Humaines de l’UPEC : drh@u-pec.fr.

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Plus d'informations : 
→ Télécharger la fiche de poste (pdf).
→ Télécharger les informations spécifiques (pdf).
 

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